Wat is een S&O-verklaring?

De S&O-verklaring is het document waarmee de RVO jouw WBSO-aanvraag toekent. Pas met die verklaring in handen mag je het WBSO-voordeel daadwerkelijk verrekenen. In de praktijk worden de termen S&O-verklaring, beschikking en WBSO-beschikking door elkaar gebruikt.

Beschikking, S&O-verklaring en bevestiging

• De beschikking is het officiële besluit van de RVO op jouw aanvraag. Dat kan een toekenning zijn, een gedeeltelijke toekenning, een afwijzing, of een besluit om de aanvraag niet in behandeling te nemen.
• De S&O-verklaring is het onderdeel van die beschikking waarin het goedgekeurde project staat met de toegekende uren, en eventueel de goedgekeurde kosten en uitgaven.
• De bevestiging van de ingediende aanvraag is iets anders: dat is het ontvangstbericht dat de RVO direct na indiening stuurt. Daar kun je nog niets mee verrekenen.

Een S&O-verklaring hangt aan één KvK-nummer. Staat er een andere entiteit op, dan is de verklaring daar niet bruikbaar.

Wanneer krijg je hem?

Dat hangt af van het type aanvrager. Heb je personeel in dienst, dan beslist de RVO binnen drie maanden vanaf de start van jouw aanvraagperiode; kies je voor werkelijke kosten en uitgaven in plaats van het forfait, dan komt daar acht weken bij. Ben je zelfstandige zonder personeel, dan geldt drie maanden na indiening. Stelt de RVO aanvullende vragen, dan wordt de termijn opgeschort met de tijd die jij nodig hebt om te antwoorden.

Updates over jouw aanvraag stuurt de RVO aan de contactpersoon op de aanvraag. Houd jouw inbox in de gaten, en ben je klant bij ons, stuur berichten van de RVO dan meteen aan ons door.

Wat staat er in en wat betekent het bedrag?

De S&O-verklaring vermeldt per goedgekeurd project de toegekende S&O-uren en het bijbehorende bedrag aan afdrachtvermindering. Dat bedrag is opgebouwd als S&O-uren × (S&O-uurloon + kostenforfait) × het geldende percentage. Reken zelf mee met de WBSO-calculator of lees de tarieven in Hoeveel voordeel levert WBSO op?.

Wat doe je na ontvangst?

1. 1Verrekenen via de loonaangifte. Pas na de positieve beschikking mag je het voordeel toepassen. Daarna mag je het vrij verdelen over de aangiftetijdvakken binnen het kalenderjaar, ook terugwerkend over al verstreken maanden van dat jaar.
2. 2Beschikking naar jouw salarisadministratie. Jouw boekhouder of salarisadministrateur verlaagt de afdracht.
3. 3Uren- en projectadministratie bijhouden, en vóór 31 maart de mededeling van jouw gerealiseerde uren doen. Hoe dat precies moet, staat in WBSO-urenregistratie.

Let op de grenzen van de verrekening: je verrekent alleen met de loonheffing, niet met premies werknemersverzekeringen of de Zvw-bijdrage. Je kunt nooit meer verrekenen dan je in totaal aan loonheffing afdraagt. En wat je in een jaar niet benut, vervalt: meenemen naar volgend jaar kan niet.

Ben je zelfstandig ondernemer? Dan pas je de S&O-aftrek toe in hetzelfde kalenderjaar als de S&O-verklaring. Doorschuiven naar een volgend jaar kan niet.

Correctie-S&O-verklaring

Een correctie-S&O-verklaring past de eerder toegekende afdrachtvermindering aan. Dat gebeurt bijvoorbeeld:

• Als je minder uren hebt gerealiseerd dan beschikt. Heb je het voordeel al verrekend in de loonaangifte, dan betaal je het te veel genoten deel terug.
• Als je niet aan de administratieplicht voldoet. De RVO kan het voordeel dan geheel of gedeeltelijk terugvorderen, eventueel met een boete.
• Bij een te late mededeling. Dan kan een boete volgen, plus een correctie als je minder uren hebt gerealiseerd dan toegekend.
• Doe je helemaal geen mededeling, dan stelt de RVO de gerealiseerde uren op nihil vast.

Alleen aangevraagde maar niet-toegepaste uren kosten je niets. Een mislukt project leidt niet tot terugbetaling: de WBSO kent geen resultaatverplichting.

Niet eens met de beschikking?

Ben je het niet eens met de beschikking, dan kun je binnen zes weken na de verzenddatum bezwaar maken bij de RVO. Wat je moet doen als de RVO eerst aanvullende vragen stelt, staat in Vragenbrief van de RVO, wat nu?.