Vragenbrief van de RVO, wat nu?

Na het indienen van jouw WBSO-aanvraag zijn er drie uitkomsten: de RVO keurt de aanvraag goed, stelt eerst aanvullende vragen, of wijst af. Krijg je vragen, dan heet dat in de wandelgangen een vragenbrief. De RVO noemt het zelf een "verzoek aanvullende informatie".

Een vragenbrief is geen afwijzing. De RVO stelt normaal gesproken eerst vragen voordat er wordt afgewezen, en soms is de brief geformuleerd als een voornemen tot afwijzen. Vooral bij bedrijven die voor het eerst aanvragen komt zo'n brief vaak voor. Het is het moment waarop je het dossier alsnog rond kunt maken.

Hoeveel tijd heb je?

De gebruikelijke termijn is twee weken na ontvangst, maar soms wijkt dat hiervan af. Houd daarom altijd de deadline aan die in de RVO-brief zelf staat.

Red je die termijn niet, dan kun je uitstel aanvragen via het RVO-portaal met eHerkenning: open de aanvraag, ga rechtsboven naar "Taken" en kies "Uitstel aanvragen". Bij het aanvragen van uitstel moet je ook een reden opgeven, bijvoorbeeld dat je meer tijd nodig hebt om je in de vragen te verdiepen. Doorgaans is uitstel tot twee weken mogelijk. Dit aanvragen kost je slechts enkele minuten. Zorg er wel voor dat je dit doet vóór de gestelde deadline.

Waar gaan de vragen over?

Een vragenbrief zegt weinig over de kwaliteit van jouw aanvraag: ook goede aanvragen krijgen er soms een. Bij een eerste aanvraag komt het vaker voor dan bij een verlenging.

Vragen over het S&O-team zijn gebruikelijk. Verwacht per persoon: naam, functie, rol in het project, achtergrond of opleiding, expertise gekoppeld aan concrete technologieën, en de urenverdeling.

Inhoudelijk komt het vrijwel altijd neer op drie vragen:

1. 1Wat is het technische knelpunt?
2. 2Hoe los je dat technisch op?
3. 3Waarom kan dat niet met bestaande technieken?

Soms wordt gevraagd of je de urenbegroting wilt bijstellen, dan is dat een vraag en geen verplichting: een goed onderbouwde begroting mag je handhaven.

Hoe reageer je?

De vragenbrief wordt binnen het RVO-portaal beantwoord. De kern van de beantwoording is aannemelijk maken waarom de knelpunten niet met bestaande technieken oplosbaar zijn. Het gaat om (programmeer)technisch risico. De meestgemaakte fout: uitgebreid uitleggen wát je wilt bouwen en waarom niets in de markt past, en vervolgens het technische deel over hóe je het bouwt overslaan.

Technische diepgang weegt zwaarder dan lengte. Kun je een knelpunt niet in twee of drie zinnen benoemen, dan lukt dat in tien pagina's ook niet.

Het telefoonnummer van de behandelaar staat bij de vragenbrief. Is een vraag onduidelijk, dan kun je bellen om te achterhalen wat er precies gevraagd wordt.

Wat gebeurt er daarna?

Na jouw antwoord neemt de RVO een besluit. Dat kan een toekenning zijn, een gedeeltelijke toekenning, een afwijzing en in uitzonderlijke gevallen een tweede vragenbrief.

Een afwijzing is dus niet altijd alles-of-niets. De RVO kan één knelpunt schrappen en de rest toekennen, of de aanvraag goedkeuren maar bepaalde kosten en uitgaven afwijzen. Worden er minder uren toegekend dan aangevraagd, houd daar dan rekening mee in jouw urenregistratie, zodat je tijdig nieuwe uren aanvraagt wanneer dat nodig is.

Draag je loonheffing af voor personeel dat S&O uitvoert, dan mag je maximaal vier aanvragen per kalenderjaar indienen. Voor zelfstandigen zonder personeel geldt geen maximum. Let op: die grens hangt aan de loonheffing, niet aan je rechtsvorm. Heb je als zelfstandige personeel in dienst, dan val je voor die aanvraag onder dezelfde voorwaarden als een werkgever.

Bezwaar of opnieuw indienen?

Bij een afwijzing staan er twee routes open, en ze sluiten elkaar niet uit.

Bezwaar kan tot zes weken na de verzenddatum van de beschikking, via het RVO-portaal. Richt het bezwaar op de motivering in de beschikking zelf: dat document bepaalt waarop de afwijzing rust.

Opnieuw indienen kan in principe direct. Dat werkt alleen als er echt iets verandert: louter anders verwoorden leidt niet tot goedkeuring, een scherpere technische insteek of een kleinere scope op alleen het technisch nieuwe deel wel.

Je kunt ook beide tegelijk doen; een bezwaarprocedure sluit een nieuwe aanvraag niet uit.

Voorkomen is beter

Het detailniveau van een goede antwoordbrief hoort al in jouw oorspronkelijke aanvraag te staan.

• Beschrijf concrete technische knelpunten in plaats van functionaliteit
• Benoem het nieuwe technische werkingsprincipe, niet alleen wat je wilt bereiken
• Noem de bestaande tools en libraries die je gebruikt, en waar die voor jouw probleem tekortschieten

Meer over de inhoudelijke criteria staat in WBSO voor software- en ICT-ontwikkeling en Wat is technische nieuwheid bij de WBSO?.