Wat moet je doen voor een goede WBSO-urenregistratie?

Een deugdelijke urenregistratie is een harde voorwaarde voor de WBSO. Hieronder lees je wat je vastlegt, hoe snel, hoe lang je het bewaart en welke fouten het vaakst voorkomen.

Wat moet je vastleggen?

De kern is eenvoudig: per persoon, per project, per dag. Alleen een grof maandtotaal per project is niet genoeg.

• Per dag een aantal uren op een project, met een korte toelichting
• Idealiter gekoppeld aan een specifiek technisch knelpunt uit jouw aanvraag
• WBSO-uren apart gelabeld en gescheiden van gewone uren
• Voor inhoudingsplichtigen: alleen uren van medewerkers in dienst van de aanvragende entiteit, met werk verricht binnen de EU. Bij een eenmanszaak of ZZP gaat het om jouw eigen uren

Alleen "2 uur op project 1" is voor de RVO te mager. Een tracker die tot op de minuut registreert is juist weer niet nodig.

Een praktische aanpak: ga één niveau dieper dan het project en koppel uren aan een specifieke activiteit of fase. Leg per sub-activiteit vooraf vast of die wel of niet als WBSO telt. Technisch testen telt bijvoorbeeld wel, functioneel en gebruikerstesten niet. Spreek binnen het bedrijf één standaard af, zodat niet iedereen zijn eigen interpretatie hanteert.

Hoe snel moet je bijwerken?

De norm is bijwerken binnen 10 werkdagen nadat je de uren hebt gemaakt. Wekelijks bijwerken past daar prima binnen, zolang je per dag uitsplitst. Er hoeft tussentijds niets naar de RVO: deze termijn gaat over jouw eigen administratie.

Alleen uren die je maakt ná de start van de aanvraagperiode tellen mee. Voor inhoudingsplichtigen begint die periode op de eerste dag van de maand na indiening; voor een eenmanszaak of ZZP op de dag van indienen zelf. Wachten op de beschikking hoeft niet: begin vanaf de start van de periode met registreren.

De projectadministratie

Naast de uren is er een tweede, aparte verplichting: een inhoudelijke projectadministratie. Die moet drie dingen aannemelijk maken:

• Aard: heb je ontwikkeld wat is toegekend?
• Inhoud: wat hield het werk technisch in?
• Voortgang: welke stappen zijn er gezet?

Deze administratie is eveneens vormvrij, maar moet binnen twee maanden na afloop van elk kalenderkwartaal zijn bijgewerkt. Zet op elk document een datum en de naam van de maker.

Voor softwareteams gelden Git en issuetracking in Linear, GitHub issues of Jira als projectadministratie, mits de technische knelpunten en de stand van zaken er daadwerkelijk in terug te vinden zijn. Standaard tickets leggen dat vaak níet vast. Wil je dit uit handen geven, dan koppelt de WBSO-administratie van WBSO.ai jouw uren en projectvoortgang automatisch aan de aanvraag.

Uren- en projectadministratie moeten aan elkaar te koppelen zijn.

Bewaartermijn

Bewaar jouw S&O-administratie zeven jaar. Dat is de termijn die de RVO voorschrijft, en die sluit aan op de fiscale bewaarplicht.

Veelgemaakte fouten

• Achteraf reconstrueren uit Jira of GitHub, bijvoorbeeld één keer per jaar of bij controle. Dat mag niet: de regel is bijhouden binnen 10 werkdagen. De registratie moet de uren weergeven die daadwerkelijk zijn gemaakt
• Geen onderscheid tussen S&O-uren en reguliere werkuren
• Uren op verlof-, vakantie- of ziektedagen. Die dagen horen niet in de WBSO-urenadministratie; jouw urenstaten moeten kloppen met jouw verlof- en ziekteadministratie
• Vergaderuren als S&O boeken. Technisch-inhoudelijke brainstorms tellen mee, regulier werkoverleg en voortgangsoverleg niet
• Een volledige werkdag structureel als S&O boeken. 100% van de tijd als S&O is vrijwel nooit aannemelijk: meetings, planning, deployments, bugfixes en regulier onderhoud vallen er niet onder. Boek alleen het S&O-deel
• Geen koppeling tussen uren en projectinhoud, of een projectadministratie die niet elk kwartaal is bijgewerkt

De namen in commits, tickets en documenten moeten overeenkomen met de persoon die de uren schreef. No-brainers wanneer je dit gewoon netjes bijhoudt.

Leg ook jouw mislukte pogingen vast. Die tellen mee voor de WBSO maar staan zelden expliciet in de projectadministratie omdat deze code bijvoorbeeld niet naar git is gecommit of gepusht. Noteer "dit geprobeerd, werkte niet".

De mededeling van gerealiseerde uren

Jouw urenadministratie is de basis voor de mededeling aan de RVO, die uiterlijk 31 maart van het volgende jaar binnen moet zijn. Dat is een harde deadline.

• Inhoudingsplichtigen zijn altijd verplicht een mededeling te doen, ook als projecten niet doorgingen. Doe je dat niet, dan worden de gerealiseerde uren op nihil gesteld.
• Belastingplichtigen (eenmanszaak, ZZP) hoeven alleen een mededeling te doen als ze mínder dan 500 S&O-uren hebben gerealiseerd.
• Bij de mededeling geef je het totaal aantal gerealiseerde S&O-uren door plus de BSN's van de betrokken personen. De uren per persoon horen in jouw eigen administratie.
• Bij een mededeling van de gerealiseerde uren geef je alleen het totaal aantal uren door. De onderliggende administratie wordt bij controle bekeken.
• Schuiven mag alleen tussen al goedgekeurde projecten, binnen dezelfde entiteit en hetzelfde kalenderjaar. Uren schuif je met uren en euro's met euro's, niet door elkaar.