Belangrijk: realisatie en bsn melding doen

De RVO heeft recent aan iedereen met een WBSO aanvraag een bericht gestuurd over de realisatie- en bsn-melding. In dit artikel leg ik je uit hoe dit zit.

In het kort:

• Geef uiterlijk 31 maart door hoeveel uren en kosten je gerealiseerd hebt in 2025. Wanneer je dit niet doet vervalt het WBSO-voordeel en krijg je een boete.
• Geef optioneel (maar aangeraden) de bsn’s van de medewerkers door die deze uren hebben gemaakt.
• Voor klanten van WBSO.ai: upload de bevestiging(en) via ons portal.
• WBSO aangevraagd op meerdere entiteiten? Stuur dan voor iedere entiteit deze gegevens naar de RVO.
• Deze video legt dit stap voor stap uit.
• Vragen? Stuur een reply op deze mail.

Uren doorgeven aan de RVO

Om jouw WBSO-aanvraag van 2025 definitief te maken moet je doorgeven wat je daadwerkelijk gerealiseerd hebt. Je geeft dan door hoeveel uur je in 2025 op de WBSO-aanvraag hebt kunnen schrijven. Heb je een aanvraag op basis van daadwerkelijke kosten, dan geef je ook deze kosten door. Je geeft alleen het totaal aantal uur en kosten door, ook al heb je meerdere projecten en aanvragen gedaan. Alle details hierover vind je op deze pagina van de RVO.

Bsn-nummers doorgeven

Je kunt alvast de bsn-nummers doorgeven van de medewerkers die deze uren geschreven hebben. Het is optioneel om dit nu al te doen, maar belangrijk voor jouw toekomstige WBSO-aanvraag. Daar wordt namelijk gekeken naar het gemiddelde loon van de S&O medewerkers.

In de eerste jaren van jouw WBSO-aanvraag wordt gerekend met het forfaitaire uurloon van €29 per uur. Op basis van deze bsn’s vraagt de RVO bij de UWV de loongegevens op om het nieuwe gemiddelde S&O uurloon te bepalen. De gegevens die je nu invoert bepalen daarmee de hoogte van de afdrachtsvermindering van de toekomstige WBSO-aanvraag in 2027. Alle details vind je op deze pagina van RVO.

💡 om deze reden kan het slim zijn dat een directielid of andere senior medewerkers ook enkele uren maken op de WBSO-aanvraag. Hierdoor gaat het gemiddelde S&O uurloon omhoog. Er wordt niet gekeken naar hoeveel uur deze mensen maken. In theorie is 1 uur voldoende.

Administratie voeren

Hoewel je slechts enkele gegevens aan de RVO moet doorgeven is het belangrijk dat je een goede administratie voert. Je mag zelf bepalen hoe je dat doet.

Het begint met een urenadministratie. RVO geeft zelf als voorbeeld een Excel Sheet. Dat kan, maar het is onderdeel van onze missie om dit te standaardiseren en moderniseren vanuit ons platform. Sommige klanten maken daar al gebruik van, andere klanten gebruiken de Excel of bestaande tijdsregistratie software voor. Het is uiteraard belangrijk dat deze administratie overeenkomt met de werkelijkheid. De open deur daarbij is dat er geen tijd geboekt moet worden voor medewerkers die met verlof zijn, of ondanks 4 uur vergaderen op een dag toch maximaal uren schrijven.

Urenadministratie alleen is niet voldoende, je moet ook onderliggende bewijslast vastleggen in een projectadministratie. Uiteindelijk moet je kunnen verantwoorden waar de tijd aan is besteed. Voor software aanvragen heb je al deze informatie al digitaal in Git en Jira (of vergelijkbaar). Voor de overige aanvragen moet je zelf foto’s, video’s en testresultaten bewaren. Ook dit mag je organiseren hoe je zelf wil.

💡 Aan het einde van dit artikel leg ik meer uit over onze oplossing voor slimme project administratie.

Optioneel, daadwerkelijke kosten en uitgaven:

Maak je gebruik van daadwerkelijke kosten en uitgaven? Dan mag ook jij bepalen hoe je deze administratie voert. Het is ons doel om je hier uiteindelijk ook bij te helpen, maar hiervoor hebben we binnen ons platform nog geen functionaliteiten ontwikkeld. Slechts 10% van de aanvragen maakt gebruik van deze mogelijkheid. Voor meer informatie over het voeren van de administratie verwijs ik je naar deze pagina bij de RVO.

Waarom is al deze administratie relevant?

RVO komt steekproefsgewijs langs voor een controle. Je moet dan o.a. laten zien dat je de uren en projectadministratie daadwerkelijk hebt. Hierbij gaat de RVO ervan uit dat je de uren binnen tien dagen registreert en de projectadministratie binnen twee maanden na afloop van een kwartaal afrondt. Heb je dat niet, dan wordt het moeilijk om aan te tonen dat je daadwerkelijk recht hebt op de toegekende afdrachtsvermindering.

Wat nu?

Allereerst wil ik je via dit bericht op wijzen dat je de realisatie melding uiterlijk 31 maart moet doen. Is jouw administratie nog niet compleet? Dan raad ik je aan om dit alsnog in orde te maken. De bsn-melding is optioneel, maar ik raad je aan om dit ook direct te doen.

Doe je de realisatiemelding niet, of niet op tijd? Dan vervalt het WBSO-voordeel én krijg je een boete. Dus het is heel belangrijk dat je deze melding tijdig doet!

In deze video toon ik stap voor stap hoe je de realisatie melding en bsn-melding doet.

In het kort komt het neer op:

1. Ga naar mijn.rvo.nl/wbso
2. Log in met eHerkenning
3. Open de melding onderaan de pagina en doorloop de stappen
4. Download de bevestiging
5. Upload de bevestiging in ons portal

⚠️ Let op! Heb je WBSO aangevraagd voor meerdere entiteiten? Bijvoorbeeld óók op een persoonlijke holding? Herhaal deze stappen dan. Je moet per entiteit deze melding doen en de respectievelijke gegevens doorgeven.

Vragen?

Ben je klant en levert dit vragen op? Stuur dan even een email naar info@wbso.ai. Wanneer we er per mail niet uitkomen dan plan ik graag een online gesprek met je in.

Hoe zit het nou met jullie slimme administratie?

Veel ondernemers en S&O medewerkers hebben andere prioriteiten dan administratie voeren, waardoor deze achterblijft. In de praktijk wordt dit vaak jaarlijks, of pas bij een controle in orde gemaakt. Dat is niet alleen niet toegestaan, het kost ook veel tijd op een moment van tijdsdruk. Als ondernemers kennen wij deze pijn zelf uit de praktijk. 

Wij willen deze pijn voor alle ondernemers oplossen met slimme software. Ons doel: met behulp van AI project administratie op laten zetten, zodat je uiteindelijk alleen nog je uren hoeft te bevestigen. Dat noemen wij slimme administratie.

De volledig geïntegreerde AI-versie is nog in ontwikkeling, maar je kunt nu al slim aan de slag:

• APIs voor ontwikkelaars - Laat via onze API een AI-agent (Claude Code, etc) de uren boeken.
• Koppelingen met agenda en versiebeheer - Koppel de agenda's van medewerkers en je versiebeheersysteem, zodat je razendsnel in de juiste context uren vast kunt leggen.

Dát maakt het nu al slim! Ben je al klant? Log dan in op portal.wbso.ai en navigeer naar project administratie om van start te gaan. Ben je nog geen klant? Overweeg dan een overstap naar ons te maken en plan een kennismaking in.